2014中国呼叫中心知识库发展5大趋势

摘要:与中国大多数新型领域的发展类似,呼叫中心行业的发展也经历了从重硬件到软件、重技术到管理的变革。随着呼叫中心硬件和技术成熟度的提升,搭建一个呼叫中心的硬件和技术体系已经不再是最核心的问题。

与中国大多数新型领域的发展类似,呼叫中心行业的发展也经历了从重硬件到软件、重技术到管理的变革。随着呼叫中心硬件和技术成熟度的提升,搭建一个呼叫中心的硬件和技术体系已经不再是最核心的问题。在这种环境下,如何提升运营管理能力、如何降低人员成本提升服务质量、如何从“成本中心”向“利润中心”过渡成为我国呼叫中心领域面临的核心问题。

随着互联网尤其是移动互联网的快速普及,呼叫中心所服务对象的需求和渠道也发生了剧烈的变化:许多原来需要电话服务的信息可以通过互联网更快速便捷的获取、许多70、80、90后的人们更愿意通过他们熟悉的渠道获取自己所需要的信息、用户更加相信社会化方式产生的内容而非官方的“一面之词”。同时,呼叫中心被企业赋予了更多的职能:从服务到营销、从被动到主动,并期望通过客户对服务的需求发现客户更深层次的“需求”从而促进企业产品和服务的创新。 在这种环境下,呼叫中心对支撑服务、营销、创新的基础设施知识库愈加重视,而知识库建设、管理和运营也呈现了不同的发展趋势和特征。基于此,中国知识管理中心(Knowledge Management Center Of China,KMCenter)知识库研究和咨询团队对2014中国呼叫中心知识库趋势做出以下预测:

趋势一:知识内容的客户化

在呼叫中心运营方与客户之间,有一个信息和知识上的鸿沟:运营方掌握自己所提供的产品和服务的背景、特长、优势和缺陷,而普通用户大都欠缺关于产品和服务的专业知识,所以就会出现运营方按照自己理解的内容写出来,传递给用户时用户根本听不懂或不明白,即便采编人员认为自己已经“很”客户化了,但用户还是不认可。用用户能够理解甚至用户的语言与用户进行沟通,才能提高沟通效率,才能有好的满意度。 知识库内容的客户化是一个永无止境的过程,在KMCenter研究和咨询实践中就发现:在产品服务设计人员、采编人员、坐席、用户之间各自都存在着相应的矛盾,所以知识内容的客户化既需要有相应的理念认知,同时必须找到相应的方法和工具,才能真正做到“客户化”。

趋势二:知识内容更细的颗粒度

因为有坐席人员对知识库内容的转化和处理,呼叫中心基于人工和语音的基础服务对于知识内容颗粒度的要求较低。但随着用户对于客户服务的多渠道需求,则要求呼叫中心知识库内容更细的颗粒度,需要将之前较长、较复杂的知识内容进行“肢解”才能真正支撑多种社会化方式的应用,也才能满足多职能对于知识库的需求。对于知识内容颗粒度的细化,需要在内容的产出环节进行分析,明确使用对象的类别、常见使用场景及使用目的,在此基础上去细化相应的模板,才能保证在内容产出时打下好的基础,方便后期多职能、多场景的应用。

趋势三:知识内容的多维关联

在呼叫中心知识库的使用过程中,经常出现一个现象:用户问到某问题时,坐席人员只能提供某个角度的解释和回答,但大部分问题都涉及到多个维度的知识内容,在有限的时间内,坐席人员不具备全面思考的能力,没有将问题涉及到的全部内容反馈给用户,造成用户满意度低下。其背后就是欠缺了对于知识内容的多维度关联,在2014年的知识库建设中,进行基于常见使用场景的知识关联将成为一项重要工作。当一个用户通过呼叫中心解决了某个问题,此时如果坐席人员能够将跟他的问题相关的产品和服务介绍给用户,销售达成的几率会很高,但大部分坐席人员亦不具备相应的知识,如果能有问题-产品的知识关联,将极大促进呼叫中心营销能力的提升。

趋势四:知识库支撑多渠道和多职能的应用

随着人口红利的丧失,中国劳动力成本的上升将成为不可逆转的趋势,如何通过更少的人提供更复杂、全面和高满意度的服务成为摆在国内呼叫中心运营者面前的重要课题。更由于用户获取信息和知识方式的变化及技术所推动的新的信息和知识传递方式,KMCenter认为,呼叫中心的服务正在从坐席服务到自助服务,再过渡到互助服务。这就要求对呼叫中心知识库的内容进行外化处理,需要知识库与渠道和平台的使用场景和流程结合,知识内容能够自动与流程节点和使用场景(移动化、流程化)绑定。未来而言,知识内容的产出和使用不仅仅是企业的范围内,还包括外部的客户、网民。 另一方面,呼叫中心知识库需要能够支撑产品部门、销售部门甚至研发部门的使用,这要求呼叫中心知识库从内容、系统、用户使用习惯、管理流程上进行变革与提升。

趋势五:从知识库到全面的知识管理

坐席知识库是满足一线人员和基础业务的支撑结构,高绩效的呼叫中心除了需要前台的知识库外,更依赖于后台人员管理水平和能力的提升。从成本中心到利润中心的转化需要呼叫中心整体性的知识管理体系:一线知识库、二线人员的个人知识管理、知识地图、专家黄页、支撑领导决策和员工业务分析的知识应用等内容。只有具备了体系化的知识管理能力,呼叫中心才可以基于外部呼入和内部产生的数据量进行分析,准确找到用户需求的特点、规律、分布情况等,再提供有针对性的客户服务;只有具备了体系化的知识管理能力,呼叫中心才可能真正在企业内部提升自己的地位,从服务中心到知识中心到创新中心。

2014年,国内领先的呼叫中心会有很多开始全面的知识管理实施之路,利用知识管理的理念、方法、工具真正提升客户服务、营销的水平和能力。