10个对中小企业最实用的VoIP系统功能

摘要:除去语音邮件,呼叫等待,免费通话,呼叫转移以及远程操作之外,系统中还能找到更多有助于小型企业运营的实用功能。

许多的中小型及初创企业现在都开始使用VoIP(网络语音电话)商务电话系统。该系统可以为企业带来很多内部管理方面的优势,但是相当数量的中小企业管理者们却忽略了一些系统中最有价值的功能。除去语音邮件,呼叫等待,免费通话,呼叫转移以及远程操作之外,系统中还能找到更多有助于小型企业运营的实用功能。

1、可视电话门禁功能

该功能允许用户将门铃及门禁的功能整合进电话系统。如此一来,前台员工就可以通过电话与来访者进行通话,并在电话上解锁公司大门,或者是拒绝不受欢迎的人闯入。这一功能可提升企业环境的安全系数。

2、呼叫路由功能

经常需要移动办公的员工们会喜欢这个功能的。呼叫路由功能可帮助用户创建一个列表,这个列表中全部是可以找到用户企业的联系方式,在呼叫导入语音邮件前,列表中的电话会被依次拨通。例如,假设办公室电话响了两次,在电话第三次响起的同时,指定员工的手机就会开始收到转接请求,到电话铃第五次响起的时候,指定员工家里的电话就会响起来。如果列表中的电话全部拨完了,那么呼叫者最终就会被转入用户的语音信箱。

3、语音邮件转换

语音邮件功能会把用户的语音信息转述为文本信息,然后再将信息发送到电子邮箱中。用户再也不需要担心字迹潦草的名字,数字和地址了,而是可以在闲暇时轻松的到电子邮箱里进行查看。用户还可以对所有的语音信件进行编写,删除和搜索操作。

4、电话彩铃

如果公司的电话经常需要呼叫者等待,那么这一功能就大有用处了。让呼叫者听到枯燥的嘟嘟声或是一片沉默都不一件令人愉快的事。彩铃功能可以让用户选择呼叫者乐意听到的音乐。

5、带宽利用及呼入/呼出电话详细报告

作为一项业务,数据追踪可告诉用户公司的时间和精力应该花在哪里。一个托管型云VoIP服务可提供带宽利用信息,这些信息可以让用户查看一段时期内的数据使用情况。呼入与呼出电话的详细报告则可以让用户了解公司所有的通话记录,包括通话时长,呼出者,接听者以及电话呼叫的成本。

6、呼叫筛选

呼叫筛选是常被遗忘的VoIP特性。这个特性可以让你看到来电人的ID,然后选择是否接听。例如,如果你的配偶打来电话,你可以呼叫转移到手机上。如果是骚扰电话,则可以挂断。

7、辅导工具

与其在员工挂掉电话后向他们给出建议,还不如在电话中给他们建议。有两个功能可以帮助客户企业训练和监控员工在电话中的表现——旁听与悄悄话。 旁听是指当员工与客户通话时,在不影响他们交谈的情况下,旁听其对话,管理者可以适时给出一些暗示。而悄悄话则可以让管理者直接向员工提出建议,且不会被对方客户听到。

8、自动话务员

自动话务员是VoIP服务隐藏的功能。此功能可以让呼叫者在可视化菜单中选择合适的扩展。用户的业务会瞬间变得更专业,更令人印象深刻。就好像是一个电子接线员在工作一样。

9、组织在线会议

大多数人都知道怎么用VoIP服务开会,但不是每个人都懂得利用该服务的每个细节功能。通常情况下,用户会先创建一个会议层监控项目。这样就可以管理会议邀请,让某人的话筒静音等。如果管理不得当,在线会议可能会乱成一团,所以要认真学习如何使用这一功能。

10、免打扰模式

这一功能顾名思义,可以避免被任何电话打扰,用户可以调整为限制一切呼入。这样,在会议或午餐期间,就可以免除电话呼叫的打扰。更重要的是,用户还可以对拦截方式进行设置,避免呼叫者认为自己被无视了,比如可以转接到语音邮箱或其他的电话号码上。